PauseAI支部の報告に関する期待事項 ― 1枚の概要

すべての支部（および世界的なキャンペーンに参加する地域グループ）に適用されます

目的：世界規模での調整、資金調達、説明責任を可能にする、一貫性のある負担の軽い報告

1. 支部の報告を集める理由

支部の報告は、次のことに役立てています。

• 各国にわたる世界的な成果と勢いを把握する
• さまざまな状況で何がうまくいき、何がうまくいかないのかを学ぶ
• 支部をよりよく支援する（スタッフの時間、資料、問題への対応）
• 外部への報告（資金提供者、協力先、メディア）のために正確な数値を示す

2. 提出が求められるもの

A) KPIの提出（必須）

各報告期間ごとに、支部はKPI提出フォーム（KPI Submission Form）からKPIを登録します。

必須項目（現時点の案）：

• 支部（どの支部についての報告か）
• 報告期間（四半期）
• 政策立案者との面会の件数
• 政策立案者に送ったメールの件数（Activoice経由と手作業の合計）
• 活動中のボランティアの数
• 離脱したボランティアの数
• 開催したイベントの総数
• イベント参加者の総数
• 提出者

任意（ぜひ記入してください）：

• うまくいったこと
• うまくいかなかったこと
• Globalがよりよく支援するためにできること
• ファイルとメディア（写真、報道へのリンク、配布物など）

定義：一貫した解釈のため、KPIの枠組みの用語集（KPI Framework Glossary）を使ってください（例：何を「活動中のボランティア」「政策立案者との面会」「離脱」とみなすか）。

B) 裏付けとなる証拠（推奨）

可能な場合、特に指標を外部で使う場合には、証拠を添付するかリンクを示してください。

• 写真（イベント、活動）
• 報道や掲載記事へのリンク
• 意思決定者による公の発言のスクリーンショットまたはリンク
• 作成したキャンペーン資料

3. 頻度と期限

基本の頻度：四半期ごとの報告。

• 第1四半期：1月1日〜3月31日
• 第2四半期：4月1日〜6月30日
• 第3四半期：7月1日〜9月30日
• 第4四半期：10月1日〜12月31日

期限：期間終了後7日以内に提出する。

支部が大規模なキャンペーンを実施している場合や、条件付き承認・受け入れの段階にある場合、Globalが一定期間、より簡易な毎月の状況確認を求めることがあります。

4. 品質の基準（「よい報告」とはどのようなものか）

• 一貫性を保つ：用語集の定義と、同じ報告期間の区切りを使う。
• 正確に書く：推定値であることを明記すれば推定値でも構わない。数値を水増ししない。
• 検証できるようにする：可能な場合は、リンクやファイルを添える。
• 期限を守る：提出が遅れると、Globalが支援や調整を行う力が損なわれる。

5. 役割と責任

各支部は、氏名の明らかな報告責任者を1人置く必要があります（交代制でも構いません）。

報告責任者は、次のことに責任を負います。

• 必要な情報を取りまとめる（イベントリーダー、ロビー活動リーダー、広報リーダーから）
• 期限までにKPIを登録する
• Globalからの確認の質問に、妥当な期間内に回答する

6. Globalによるデータの使い方

支部から提出されたデータは、集計して次のことに使う場合があります。

• 世界全体のダッシュボードと内部の意思決定
• 資金調達の報告と助成金の申請
• 対外的な近況報告（支部が紹介されることに明示的に同意した場合を除き、集計値のみ）

機微な個人データは最小限にとどめるよう努めています。セーフガーディングや不正行為に関する詳細は、KPIの提出に含めないでください。

7. 報告できない場合

期限までに提出できない場合は、次のようにしてください。

• できるだけ早くGlobalに知らせる
• まったく報告しないよりも、一部だけでも報告を提出する
• 「Globalがよりよく支援するためにできること」の欄で、障害（活動能力、アクセス、内部の体制変更）を知らせる

これは、現在のGlobal KPI Trackerと用語集に合わせた1枚の概要の草案です。管理表の変更に合わせて更新してください。